KESEKRETARISAN

Sekretaris  adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris

A.Ruang Lingkup

Ø Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.

Ø Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

Ø Menyelenggarakan rapat-rapat.

Ø Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

o        Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.

o        Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi

o        Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

C. Fungsi

ü  Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen

ü  Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.

ü  Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan

ü  Sebagai pusat dokumentasi

Ruang Lingkup Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.

Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1. Menerima tamu
2. Menerima telepon
3. Mengambil dikte dan melatinkan
4. Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :

1. Tugas-tugas yang bersifat rutin
2. Tugas-tugas khusus
3. Tugas-tugas yang bersifat kreatif
4. Melakukan hubungan dan kerja sama

Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Penampilan Diri Sekretaris

Kriteria umum seseorang untuk dapat mengembangkan kepribadiannya :

ð  Mampu mengaktualisasikan diri;

ð  Mampu melihat secara objektif;

ð  Memiliki pandangan hidup;

ð  Menghargai orang lain;

ð  Peka akan tujuan;

ð  Memiliki rasa humor.

TUGAS POKOK SEKRETARIS :

v  Membantu pimpinan

v  Menyiapkan agenda rapat

v  Menyusun administrasi / pembukuan perusahaan

v  Mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi

Dan lain sebagainya.