Penggandaan Dokumen

Mesin Pengganda

Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya.

Fungsi Penggandaan

Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang. Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain : Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar,  dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Macam-Macam Mesin Pengganda

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.

Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi denganmenggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat  merubah warna sesuai keinginan.
3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil, koreksilak.

Alat Pengganda

Dalam materi ini,  anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni  mesin foto copy,  dan  anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy.  Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat  bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis

Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.  Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :

1. Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

2.       Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)

3.       Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

penggandaan dokumen

arti penggandaan dokumen Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya.

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan,baik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen.

1. Dilihat dari segi pemakainya:

> Dokumen pribadi

>Dokumen niaga

> Dokumen sejarah

vDokumen pemerintah

2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya

>Nilai penerangan

>Nilai yuridis

>Nilai perdangan

>Nilai historis

3.Dilihat dari sumbernya

>Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah

> Dok. Yang bersumber dari swasta

>Dokumen yang berasal dari kontrak dagang

>Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran

>Dok. Yang bersumber dari perseorangan.

4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya

vDokumen dinamis,

vDok. Aktif

vDok. Semi aktif

vDok. Inaktif

vDok. Statis

5.Dok. Ditinjau dari segi penelitian

> Dok. Primer

>Dokumen sekunder

>Dokumen tertier

6. Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk

> Dok.literal

> Dok. Korporal

>Dok. Privat

Mengatur penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor

Pekerjaan perkantoran di zaman sekarang lebih efektif dan efisien karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho printer, OHP.

Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu memperhatikan beberapa hal antara lain :

Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua master.

Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.

Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan atau sketsa yang diduplikasi.

Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat energi.

Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat sebagai berikut :

Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.

Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.

Duplicator Offset Litho Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.

Duplikator Typeset Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan cetakan berkualitas.

Mesin Scanner Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

Mesin Fotocopy Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam.

Alat pencetak (Printer) Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer.

LCD atau Citra Elektronis Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.

Mesin Foto Copy

Proses  foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca.  Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan.  Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu  bagian-bagian dari mesin  foto copy, sebagai berikut :

1.    Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy

2.    Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3.    Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4.    Tombol on–off  (on-off switch, power switch).  Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

5.    Papan hasil penggandaan  (copy tray).  Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan

6.    Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin

7.    Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8.    Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5